El módulo contable de Axentra implementa un sistema de partida doble completo con soporte para múltiples monedas, reportes fiscales dominicanos y automatización de asientos.
Las cuentas se organizan en un árbol, donde cada cuenta puede tener subcuentas:
1 - Activos
1.1 - Activos Corrientes
1.1.1 - Efectivo y Equivalentes
1.1.1.01 - Caja General
1.1.1.02 - Banco Popular
1.1.2 - Cuentas por Cobrar
1.2 - Activos Fijos
1.2.1 - Mobiliario y Equipo
2 - Pasivos
2.1 - Pasivos Corrientes
2.1.1 - Cuentas por Pagar
2.1.2 - ITBIS por Pagar
3 - Capital
4 - Ingresos
5 - Gastos
| Tipo |
Descripción |
| Activo |
Lo que la empresa posee |
| Pasivo |
Lo que la empresa debe |
| Capital |
Inversión de los socios + utilidades |
| Ingreso |
Dinero que entra por ventas o servicios |
| Gasto |
Dinero que sale por operaciones |
Cada tipo se divide en clases más específicas:
| Clase |
Tipo |
Uso |
| Activo Corriente |
Activo |
Efectivo, CxC, inventario |
| Activo Fijo |
Activo |
Equipos, vehículos, propiedades |
| Pasivo Corriente |
Pasivo |
CxP, impuestos, nómina |
| Pasivo a Largo Plazo |
Pasivo |
Préstamos bancarios |
| Capital Social |
Capital |
Aportes de socios |
| Utilidades Retenidas |
Capital |
Ganancias acumuladas |
| Ingresos Operativos |
Ingreso |
Ventas principales |
| Otros Ingresos |
Ingreso |
Intereses, ganancias cambiarias |
| Costo de Ventas |
Gasto |
Costo de la mercancía vendida |
| Gastos Operativos |
Gasto |
Alquiler, sueldos, servicios |
| Otros Gastos |
Gasto |
Pérdidas, multas |
- Vaya a Contabilidad → Cuentas
- Haga clic en Nueva Cuenta
- Complete:
- Código — único (ej: 1.1.1.03)
- Nombre — descriptivo (ej: "Banco Reservas")
- Tipo y Clase
- Cuenta padre — para subcuentas
- Moneda — DOP por defecto
- Publicable — marque si puede recibir asientos (las cuentas padre suelen ser solo encabezados)
- Encabezado — solo agrupa subcuentas (ej: "1.1 - Activos Corrientes")
- Publicable — puede recibir asientos de diario (ej: "1.1.1.01 - Caja General")
Solo las cuentas publicables aparecen como opciones al crear asientos.
Un asiento de diario registra una transacción contable. La regla de oro: total de débitos = total de créditos.
- Vaya a Contabilidad → Diario
- Haga clic en Nuevo Asiento
- Ingrese:
- Fecha — cuándo ocurrió la transacción
- Descripción — qué transacción es
- Agregue líneas:
- Seleccione la cuenta
- Ingrese monto en débito O crédito
- Agregue descripción de la línea (opcional)
- Para operaciones en moneda extranjera: moneda y tasa de cambio
- Verifique que el asiento esté balanceado
- Guardar (como borrador) o Publicar
| Cuenta |
Débito |
Crédito |
| 5.1.1.01 - Gasto de Alquiler |
RD$25,000 |
|
| 1.1.1.01 - Caja General |
|
RD$25,000 |
| Estado |
Significado |
Acciones |
| Borrador |
Aún no publicado, se puede editar o eliminar |
Editar, Publicar, Eliminar |
| Publicado |
Afecta los saldos, número secuencial asignado |
Solo Revertir |
| Revertido |
Se creó un asiento inverso para anularlo |
Solo lectura |
Al publicar:
- Se asigna un número secuencial (ej: JE-2026-000001)
- Los saldos de las cuentas se actualizan
- Se asigna al período fiscal correspondiente
- No se puede editar después de publicar
Si cometió un error:
- Abra el asiento publicado
- Haga clic en Revertir
- Se crea un nuevo asiento con los débitos y créditos invertidos
- Ambos asientos quedan vinculados para auditoría
Cada línea del asiento puede tener su propia moneda y tasa de cambio:
- Monto en moneda original
- Tasa de cambio
- Monto equivalente en moneda local (DOP)
- Vaya a Contabilidad → Cuentas por Cobrar
- Pestaña Facturas → Nueva Factura
- Complete:
- Cliente — seleccione del directorio de contactos
- Fecha de factura
- Fecha de vencimiento — cuándo debe pagar el cliente
- Vendedor — asigne el vendedor responsable (para comisiones)
- Subtotal — monto antes de impuestos
- ITBIS — se calcula automáticamente al 18% (editable)
- Moneda y tasa de cambio (si es en moneda extranjera)
- Notas — información adicional
- Guarde — se genera el asiento contable automáticamente:
- Débito a Cuentas por Cobrar
- Crédito a Ingresos
- Crédito a ITBIS por Pagar
| Estado |
Color |
Significado |
| Abierta |
Azul |
Pendiente de cobro |
| Parcial |
Amarillo |
Se ha cobrado una parte |
| Pagada |
Verde |
Cobrada en su totalidad |
| Vencida |
Rojo |
Pasó la fecha de vencimiento sin pagar |
| Anulada |
Gris |
Cancelada (se revierte el asiento) |
Las facturas abiertas se marcan como vencidas automáticamente cuando pasa la fecha de vencimiento.
Solo se pueden anular facturas en estado Abierta o Vencida:
- Abra la factura
- Haga clic en Anular
- Se revierte el asiento contable automáticamente
- En la pestaña Pagos → Nuevo Pago
- Seleccione el cliente
- Ingrese:
- Monto total recibido
- Fecha del pago
- Método de pago — Efectivo, Transferencia, Cheque, Tarjeta de Crédito, Tarjeta de Débito
- Referencia — número de cheque, referencia de transferencia, etc.
- Asigne el pago a facturas:
- El sistema muestra las facturas abiertas/vencidas del cliente
- Ingrese cuánto aplica a cada factura
- Un solo pago puede cubrir múltiples facturas
- Guarde — los saldos se actualizan automáticamente
Para devoluciones o descuentos después de facturar:
- Haga clic en Nueva Nota de Crédito
- Seleccione la factura original
- Ingrese el motivo y el monto
- Se reduce automáticamente el saldo de la factura
- Se genera un asiento de reversa
Vea cuánto le deben sus clientes y hace cuánto tiempo:
| Período |
Monto |
| Corriente (no vencido) |
RD$150,000 |
| 1-30 días vencido |
RD$45,000 |
| 31-60 días vencido |
RD$12,000 |
| 61-90 días vencido |
RD$8,000 |
| Más de 90 días |
RD$3,500 |
Se puede generar a cualquier fecha (no solo hoy) y filtrar por cliente.
Vea el historial completo de un cliente:
- Todas sus facturas (abiertas, pagadas, vencidas)
- Todos los pagos recibidos
- Saldo pendiente total
- Información del contacto, términos de pago y límite de crédito
Vaya a Contabilidad → Estado de Cuenta y seleccione el contacto.
- Vaya a Contabilidad → Cuentas por Pagar
- Pestaña Facturas → Nueva Factura
- Complete:
- Proveedor
- Número de factura del proveedor — para referencia cruzada
- Fechas — factura y vencimiento
- Subtotal, ITBIS, impuestos adicionales (ISC, etc.)
- Cuenta de débito — a qué cuenta de gasto/inventario cargar
- Moneda y tasa de cambio
- Notas
- Guarde — asiento automático:
- Débito a Gastos/Inventario
- Crédito a Cuentas por Pagar
A diferencia de CxC, las facturas de proveedores pueden tener múltiples líneas de impuesto:
- ITBIS (18%)
- ISC (Impuesto Selectivo al Consumo)
- Comunicaciones
- Otros
Mismo flujo que cobros de CxC pero en sentido inverso:
- Seleccione el proveedor
- Ingrese monto, fecha, método de pago
- Asigne a facturas pendientes
- El saldo de las facturas se reduce
Reporte similar al de CxC pero para sus deudas con proveedores. Le ayuda a priorizar qué pagar primero.
- Vaya a Contabilidad → Cotizaciones
- Haga clic en Nueva Cotización
- Complete:
- Cliente
- Fecha y Válida hasta
- Moneda y tasa de cambio
- Agregue líneas de productos:
- Busque el producto (autocompletado)
- Cantidad y precio unitario
- Descuento (% o monto)
- Impuesto
- El total de la línea se calcula automáticamente
- Agregue notas si desea
- Guarde como borrador
Borrador → Enviada → Aceptada → Convertida a Factura
→ Rechazada
→ Vencida (pasó la fecha de validez)
| Acción |
Qué Hace |
| Enviar |
Marca la cotización como enviada al cliente |
| Aceptar |
El cliente aceptó — lista para convertir |
| Rechazar |
El cliente rechazó — puede registrar el motivo |
| Convertir a Factura |
Crea una factura de CxC con los mismos datos — seleccione la fecha de vencimiento |
Cada cotización recibe un número secuencial automático para referencia.
- Vaya a Contabilidad → Períodos
- Haga clic en Crear Año Fiscal
- Seleccione:
- Etiqueta del año (ej: "2026")
- Fecha de inicio (ej: 01/01/2026)
- Cantidad de períodos (normalmente 12 meses)
- Se crean automáticamente los 12 períodos mensuales
| Estado |
Significado |
| Abierto |
Se pueden publicar asientos en este período |
| Cerrado |
No se aceptan nuevos asientos (se puede reabrir) |
| Bloqueado |
Cerrado permanentemente (después de auditoría) |
- Cerrar período — impide nuevas publicaciones (útil al cerrar el mes)
- Reabrir período — permite publicar asientos adicionales si es necesario
- Bloquear período — cierre definitivo, no se puede reabrir
Al final del año:
- Haga clic en Cierre de Año
- El sistema automáticamente:
- Cierra todos los períodos del año
- Calcula la utilidad neta (ingresos − gastos)
- Transfiere la utilidad a Utilidades Retenidas
- Deja las cuentas de ingresos y gastos en cero para el nuevo año
Vea el historial completo de movimientos de cualquier cuenta contable:
- Vaya a Contabilidad → Libro Mayor
- Seleccione la cuenta
- Seleccione el rango de fechas
- Vea:
- Fecha y número del asiento
- Descripción
- Débito y crédito
- Saldo acumulado (running balance)
- Vaya a Contabilidad → Balance de Comprobación
- Seleccione el período fiscal
- Vea para cada cuenta:
- Saldo de apertura (débito/crédito)
- Movimiento del período (débito/crédito)
- Saldo de cierre (débito/crédito)
- Total de débitos = Total de créditos (validación automática)
Las cuentas padre se muestran con totales acumulados. Haga clic para expandir y ver las subcuentas.
Vista cronológica de todos los asientos publicados:
- Vaya a Contabilidad → Libro Diario
- Seleccione el rango de fechas
- Cada asiento muestra:
- Número, fecha, descripción
- Todas las líneas con cuentas y montos
- Total del asiento
Ideal para revisión y auditoría del día a día.
Reporte de la posición financiera de la empresa:
- Vaya a Reportes → Balance General
- Seleccione el período
- Se genera automáticamente con:
- Activos — corrientes y fijos, con totales
- Pasivos — corrientes y a largo plazo
- Capital — capital social, utilidades retenidas, utilidad del año
- Validación: Activos = Pasivos + Capital
- Vaya a Reportes → Estado de Resultados
- Seleccione el período
- Vea:
- Ingresos operativos
- Costo de ventas
- Utilidad bruta
- Gastos operativos
- Utilidad operativa
- Otros ingresos/gastos
- Utilidad neta
- Vaya a Contabilidad → Impuestos
- Cree o edite tasas:
- Código y nombre
- Tipo: ISC, ITBIS, Comunicaciones, Otros
- Cálculo: Porcentaje o monto fijo por unidad
- Tasa — el porcentaje o monto
- Cuenta contable — dónde registrar el impuesto
El ITBIS al 18% viene preconfigurado.
Ingrese las tasas de cambio diarias para las monedas que use (USD, EUR, etc.):
- Moneda origen, moneda destino
- Tasa de cambio
- Fecha efectiva
- Fuente (Banco Central, etc.)
Cuando las tasas de cambio cambian, las facturas abiertas en moneda extranjera deben ajustarse:
- Vaya a la función de Revaluación Cambiaria
- Seleccione el período y la moneda
- El sistema calcula las ganancias o pérdidas cambiarias
- Se generan asientos automáticos de ajuste
Configure qué cuentas contables se usan automáticamente en cada situación:
Para cada tipo de movimiento, defina las cuentas de débito y crédito:
| Movimiento |
Débito |
Crédito |
| Compra |
Inventario |
CxP |
| Venta |
Costo de Ventas |
Inventario |
| Ajuste positivo |
Inventario |
Ajuste de Inventario |
| Ajuste negativo |
Ajuste de Inventario |
Inventario |
| Desecho |
Pérdidas |
Inventario |
Para cada método de pago en POS, defina la cuenta de efectivo:
| Método |
Cuenta |
| Efectivo |
1.1.1.01 - Caja |
| Transferencia |
1.1.1.02 - Banco |
| Tarjeta de Crédito |
1.1.2.02 - Tarjetas |
| Cheque |
1.1.2.03 - Cheques |
| Configuración |
Cuenta |
| Cuentas por Cobrar |
1.1.2.01 |
| Ingresos |
4.1.1.01 |
| ITBIS por Pagar |
2.1.2.01 |
| Cuentas por Pagar |
2.1.1.01 |
| Ganancias Cambiarias |
4.2.2.01 |
| Pérdidas Cambiarias |
5.4.1.03 |
Vaya a Contabilidad → Mapeo de Cuentas para configurar.
El formato 606 reporta a la DGII todas las compras del período:
- Vaya a Reportes → 606 - Compras
- Seleccione año y mes
- Se genera un archivo TXT en el formato requerido por la DGII
- Descargue y suba al portal de la DGII
El formato 607 reporta todas las ventas del período:
- Vaya a Reportes → 607 - Ventas
- Seleccione año y mes
- Se genera el archivo TXT para la DGII
Resumen del ITBIS cobrado (por ventas) vs ITBIS pagado (por compras):
- ITBIS cobrado en ventas
- ITBIS pagado en compras
- Diferencia a pagar o a favor
Cada acción en el módulo contable queda registrada:
- Vaya a Contabilidad → Auditoría
- Vea:
- Qué se cambió (entidad y acción)
- Quién hizo el cambio
- Cuándo se hizo
- Valores anteriores y valores nuevos
Puede filtrar por:
- Tipo de entidad (factura, asiento, contacto, etc.)
- Acción (crear, modificar, eliminar)
- Usuario
- Rango de fechas
El registro es inmutable — nadie puede borrar o modificar las entradas de auditoría.
El sistema genera asientos contables automáticamente en estas situaciones:
| Origen |
Asiento Generado |
| Venta en POS |
DR Efectivo/Banco, CR Ingresos + ITBIS por Pagar |
| Factura de CxC |
DR CxC, CR Ingresos + ITBIS por Pagar |
| Cobro de CxC |
DR Efectivo/Banco, CR CxC |
| Factura de CxP |
DR Gastos/Inventario, CR CxP |
| Pago de CxP |
DR CxP, CR Efectivo/Banco |
| Movimiento de inventario |
Según mapeo configurado |
| Nota de crédito |
Reversa del asiento original |
| Depreciación de activos |
DR Gasto Depreciación, CR Depreciación Acumulada |
| Revaluación cambiaria |
DR/CR Ganancia/Pérdida Cambiaria |
| Conciliación bancaria |
Según cuenta seleccionada |
Esto elimina la necesidad de crear asientos manuales para las operaciones rutinarias.